Những ai làm HR hay quản lý chắc hẳn đã nghe qua thuật ngữ “định biên nhân sự”. Bạn có biết định biên nhân sự là gì? Tại sao cần lên kế hoạch định biên nhân sự? Làm thế nào để tính định biên nhân sự chuẩn? Nếu chưa hiểu rõ, cùng Grabviec.vn đi tìm lời giải
Bạn có biết định biên nhân sự là gì? Tính định biên nhân sự thế nào?
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự được hiểu là quá trình tính toán để xác định cơ cấu nguồn nhân sự, cả về số lượng lẫn chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc tại từng vị trí, bộ phận nhất định trong doanh nghiệp; từ đó có quyết định tuyển dụng và hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, tránh trường hợp thiếu/ thừa nhân sự cho hoạt động kinh doanh, sản xuất.Bạn đang xem: Công thức tính định biên nhân sự
Cần điều kiện gì để tính định biên nhân sự?
Dựa vào đâuđể tính định biên nhân sự?
Không có một công thức nhất quán nào được áp dụng để tính định biên nhân sự, thay vào đó, nhà quản trị sẽ dựa vào 3 nhóm nguyên tắc phổ biếnsau đây:
+ Nhóm nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
+ Nhóm nguyên tắc về định mức lao động
+ Nhóm nguyên tắc về tần suất và thời lượng
Tính định biên nhân sự thế nào?
Ví dụ cụ thể:
Bài toán: Tính số NV dọn phòng cần tuyển cho bộ phận buồng phòng khách sạn có:
+100 phòng
+ Mỗi nhân viên có khả năng làm vệ sinh 12 phòng/ca 8 tiếng
+ Công suất phòng bình quân cả năm của khách sạn là 80%
Khi đó:
1. Số NVcần để làm vệ sinh 100 phòng khách sạn mỗi ngày là: 100 phòng / 12 = 8,33 người
2. Vì công suất phòng bình quân cả năm của khách sạn là 80%nên số NV sẽ giảm còn: 8,33 người * 80% = 6,66 người
3. Để có thể bù trừ khi nhân viên nghỉ hàng tuần, lễ, tết, phép... ta cần nhân với hệ số bù trừ 1.32 thì được: 6,66 * 1,32 = 8,8 người
=> Như vậy, bộ phận buồng phòng cần tuyển 9 NV dọn phòng để đảm bảo công việc mỗi ngày được hoàn thành và đảm bảo
Ngoài ra, bộ phận này cũng cần có:
+ 1 Trưởng bộ phận
+ Các Supervisor, ít nhất 1 người cho 1 ca
+ Nhân viên trực văn phòng buồng (mỗi ca có 1 NV)
+ Nhân viên phụ trách kho hàng vải, giặt ủi (chỉ làm ca 1 và 2)
Hy vọng rằng, những thông tin được Grabviec.vn chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu được định biên nhân sự là gì, điều kiện tính, nguyên tắc áp dụng tính cũng như cách tính cụ thể... - làm tài liệu hữu ích áp dụng vào việc lên kế hoạch tuyển dụng và hoạch định nhân sự cho công ty.
Bạn đang xem: Công thức tính định biên nhân sự
Định biên nhân sự quá trình xác định cơ cấu và tổ chức lại nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. Từ đó đề ra các quyết định tuyển dụng và hoạch định nguồn nhân sự của công ty. Bạn biết gì về cách thức tính định biên cho từng vị trí? Thuần Việt Soft sẽ giải đáp ngay bây giờ để người dùng hiểu rõ hơn về quá trình này.
Trong công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp, việc theo dõi, lập kế hoạch và định biên nhân sự là yếu tố cốt lõi để thực hiện các chính sách nhân sự doanh nghiệp. Dù đây là khái niệm không mới, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về cách thức hoạch định nhân sự ứng với từng vị trí.
Vị trí kinh doanh
Với vị trí này doanh nghiệp có thể áp dụng 3 cách để tính định biên sao cho hợp lý và đem lại hiệu quả cao nhất. Các phương thức với kinh doanh có thể kể đến như:
Cách 1: Tổng quỹ lương được phân bổ trên mức lương trung bình của bộ phận.
Cách 2: Tổng doanh thu trên định mức doanh thu trung bình của từng ngành hàng
Cách 3: Thực hiện cả 2 cách một và hai, rồi thực hiện điều chỉnh về con số tốt nhất hoặc có thể xem xét tăng định mức lên cao hơn so với mặt bằng chung.
Định biên nhân sự trong doanh nghiệp
Vị trí gián tiếp
Ở đây chúng ta có thể lấy một ví dụ để hiểu hơn về cách tính này.
+ Giả sử doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán sẽ tăng từ 7000 chứng từ trên một giao dịch thành 10000 chứng từ. Một con số khá lớn với hoạt động định biên lao động.
+ Việc vay vốn và thực hiện quy trình làm thủ tục mở L/C/Thanh toán sẽ tăng thêm một khoảng thời gian, thường khoảng 20 ngày làm việc. Việc áng chừng công việc đạt hiệu quả cũng giúp tăng doanh thu lên đến 40%. Con số này tương đương với 7 lao động. Tuy nhiên, với mức tăng 15% tương đương 5 người thì việc sử dụng một con số trung bình trong khoảng 5 đến 7 lao động là 6.
Việc này sẽ càng đem lại hiệu quả khi doanh nghiệp tiến hành sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ. Không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn mang lại kết quả hoạch định như mong muốn.
Hoạch định nhân sự
Vị trí gián tiếp có thể kể đến ở đây là yếu tố cơ cấu hoặc vị trí theo công nghệ. Một số công việc thường phải tuân theo các nguyên tắc hoặc một chuẩn chung có sẵn. Như việc tổ chức lái xe ( theo số lượng xe), vận hành dây chuyền trong sản xuất ( theo số nút công nghệ), bảo vệ ( tính theo số điểm và giờ kiểm soát), thủ kho( theo số điểm các kho).
Bên cạnh đó, các tổ chức cần áp dụng các bước trong hoạch định nguồn nhân lực theo chu kỳ các năm, đây được coi là quá trình hoạch định ngắn hạn. Quá trình này trải qua 5 bước bao gồm những chương trình, chính sách, biện pháp bảo đảm số lượng cho nguồn nhân sự công ty.
Định biên nhân sự là một phần không thể thiếu trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Vậy định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc & cách tính cho từng vị trí ra sao?
Hãy cùng Fast
Work tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1. Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng?
Định biên nhân sự là khái niệm chỉ việc xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để có thể đáp ứng khối lượng công việc cho từng vị trí cụ thể trong tương lai.
Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quanTỷ lệ tăng/ giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu. Ví dụ doanh thu tăng 30% thì định biên nhân sự tăng 20%.Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh & sản xuất) với nhóm vị trí gián tiếp. Trực tiếp với gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý với nhân viên là 15% và 85%.Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm quản lý & nhân viên, gián tiếp & trực tiếp. Ví dụ chi phí/ doanh thu = 78%, quỹ lương quản lý & nhân viên = 22% – 78%.
Xem thêm: Giá 1 Bộ Vòng Ximen Bạch Kim, Vòng Tay Ximen Xi Bạch Kim 3427
Nguyên tắc 2: Về định mức lao độngTheo khối lượng: Áp dụng cho công việc gắn với sản xuất hoặc kinh doanh dịch vụ, định mức tăng lên tùy thuộc vào mức độ thành thạo của người thực hiện. Ví dụ: 30 sản phẩm/ ca/ người, 100 sản phẩm/ ca/ dây chuyền (nhóm), 15 khách hàng phục vụ/ ngày.Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu và số lượng khách hàng trong năm đối với khối kinh doanh.Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Dựa trên số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo và tần suất thực hiện trong năm. Số lượng thực hiện giao dịch/ ngày.Theo đối tượng phục vụ: thông thường được áp dụng cho khối gián tiếp.
Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng
Nguyên tắc về tần suất và thời lượng được áp dụng trên cơ sở cơ cấu chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ ở vị trí kế toán chi phí, cần đảm bảo các công việc:
Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán 100 chứng từ / ngày.Lập báo cáo cuối mỗi thángLàm việc với thanh tra thu cuối mỗi quýHoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm
2.2. Công thức tính định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự không có một công thức tính cụ thể, tùy từng trường hợp cần căn cứ theo 1 trong 3 nguyên tắc kể trên để xác định.
Ví dụ về một bài toán bạn có thể tham khảo:
Giả sử một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm các ngày thường, chủ nhật & lễ tết), cần 1 ca làm việc.
+ Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó có ít nhất 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết mỗi năm. Tức là 1 năm nhân viên làm việc 365 – 88 = 277 ngày công.
+ Để đáp ứng đủ nhân sự làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 công = 1.32 người
Từ đó ta rút ra được công thức tính:
Số nhân viên cần tuyển = N*C*1.32
Trong đó: N là số người cần trong một ca, C là số ca, 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.
4. Mẫu xây dựng định biên nhân sự
Việc xây dựng kế hoạch định biên nhân sự có thể linh hoạt phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp với điều kiện rõ ràng, cụ thể & có sự gắn kết giữa các phòng ban.
Về cơ bản, một mẫu xây dựng kế hoạch định biên nhân sự gồm 5 bước:
Bước 1: Dự báo nhu cầu về nguồn lực
Trước hết, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu hướng tới trong ngắn hạn & dài hạn, lĩnh vực & quy mô sản xuất,….Từ đó đưa ra những dự báo về nhu cầu nhân lực như thời gian cần, số lượng nhân sự cho từng vị trí công việc, những phẩm chất & kỹ năng cần thiết.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực
Việc phân tích thực trạng chỉ ra những ưu nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp, căn cứ vào các yếu tố:
Yếu tố về mặt hệ thống:
Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc, cũng như các phẩm chất cá nhân.Cơ cấu tổ chức bao gồm các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc trong cơ cấu.Các chính sách quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…Yếu tố về quá trình:
Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.Môi trường, văn hóa doanh nghiệp.Phong cách quản lý.Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.Những khó khăn, tồn tại của doanh nghiệp.Bước 3: Quyết định tăng, giảm nguồn nhân lực
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu & phân tích thực trạng, doanh nghiệp cần đưa ra các so sánh để xác định nguồn lực doanh nghiệp đang thừa hoặc thiếu so với nhu cầu. Sau đó áp dụng các biện pháp khắc phục.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện định biên nhân sự
Để hoàn thiện kế hoạch định biên nhân sự, trước hết bạn cần tập trung xây dựng những kế hoạch sau:
Tuyển dụng nhân viên cho công tyTái cơ cấu tổ chức;Đề bạt và luân chuyển nhân sự ở các bộ phận
Tinh giản nguồn lao động dư thừa
Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch
Việc đánh giá hiệu quả thực hiện giúp bạn nắm bắt những sai lệch giữa mục tiêu so với thực tế thực hiện. Và tìm ra nguyên nhân dẫn đến những sự sai lệch đó để có những biện pháp điều chỉnh hợp lý.
Sau khi hiểu rõ khái niệm hoạch định nguồn nhân lực là gì & xây dựng kế hoạch phù hợp trong ngắn hạn & dài hạn, doanh nghiệp cần bắt tay ngay vào công cuộc tìm kiếm nhân sự để đảm bảo nguồn cung có sẵn bất cứ khi nào cần.
Tham khảo file Excel Định biên nhân sự cơ bản
Gợi ý HR tìm đọc thêm nội dung hữu ích:
Fast
Work.vn cung cấp giải pháp HRM+ quản lý nhân sự toàn diện chỉ với 1 thiết bị di động. Để được tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ chuyên gia, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
